Quy trình tự động hoá doanh nghiệp không bắt đầu từ việc mua thêm công cụ, mà bắt đầu từ những điểm đang làm tiền chảy ra mỗi ngày. Anh chị nhìn thấy rõ cảnh nhân sự nhập liệu lại, trưởng phòng chờ báo cáo, sale quên chăm khách, kế toán rà từng file. MONA gặp rất nhiều doanh nghiệp đã có doanh thu tốt nhưng vận hành vẫn phụ thuộc người nhớ việc. Tụi em viết bài này để cùng anh chị nhìn thẳng vào phần việc lặp đang kéo chậm công ty, rồi mới bàn cách xây phần mềm tự động hoá đủ chắc để dùng lâu dài.
Quy trình tự động hoá doanh nghiệp bắt đầu từ chỗ tiền đang rò mỗi ngày
Tiền không chỉ mất ở khoản lớn. Tiền còn rò qua từng dòng nhập liệu tay, từng lần đối soát trễ, từng khách bị quên chăm.
Ở quy mô 15 đến 30 chi nhánh, một lỗi nhỏ không còn nhỏ. Nó lặp lại mỗi ngày, rồi thành chi phí vận hành thật.
Đau ở đây rất cụ thể. Quản lý phải hỏi từng phòng mới có số. Kế toán chờ bán hàng gửi file. CSKH chờ cửa hàng báo tình trạng khách.
Tiền rò từng ngày.
Mỗi thao tác tay đều có giá tiền
Một nhân sự nhập sai 1 mã đơn có thể kéo theo sai tồn kho, sai công nợ, sai lịch giao. Lỗi đó không nằm trên giấy nữa.
Nó nằm trong tiền.
Với phòng 30 đến 80 nhân sự, thao tác tay tạo ra rất nhiều điểm lệch. Mỗi phòng lại có một file, một cách ghi, một giờ cập nhật.
- Nhập đơn tay làm sale mất thời gian bán hàng.
- Đối soát tay làm kế toán chậm khóa sổ.
- Ghi chú tay làm CSKH bỏ sót khách cần gọi lại.
- Báo cáo tay khiến quản lý phải đi hỏi từng người.
MONA hiểu cảm giác này của anh chị. Không ai muốn một doanh nghiệp 50 tỷ mỗi năm vẫn chạy bằng những file rời rạc.
Nó rất mệt.
Khi MONA nhìn vào quy trình tự động hoá doanh nghiệp, tụi em không bắt đầu từ công nghệ. Tụi em bắt đầu từ chỗ thao tác tay đang ăn tiền.
Trong một dự án cho chuỗi dịch vụ 28 chi nhánh, doanh thu khoảng 52 tỷ mỗi tháng, tụi em đo lại 3 nhóm việc lặp. Nhập liệu, đối soát, nhắc chăm khách.
Sau khi khóa lỗi bằng phần mềm custom code, doanh nghiệp giảm khoảng 30% việc lặp ở các nhóm này. Khoản tiết kiệm vận hành ghi nhận vượt 500 triệu đồng mỗi tháng.
Báo cáo trễ làm quyết định trễ
Báo cáo trễ không chỉ là chuyện thiếu số. Báo cáo trễ làm CEO ra quyết định bằng cảm tính.
Chúng ta đều biết cảm giác đó. Số bán hàng có vào cuối ngày, nhưng số tồn kho lại chờ kho xác nhận.
Số công nợ có trong file kế toán, nhưng đội vận hành lại đang cầm một phiên bản khác. Mỗi phòng đúng một phần.
Toàn cảnh bị vỡ.
Khi số liệu trễ 24 giờ, quyết định khuyến mãi cũng trễ 24 giờ. Khi số liệu trễ 3 ngày, tồn kho sai có thể lan ra cả vùng.
Ở mô hình nhiều chi nhánh, độ trễ báo cáo là một dạng chi phí. Nó không hiện ngay trên hóa đơn, nhưng ăn vào biên lợi nhuận.
MONA thường tách báo cáo thành các điểm đo rõ ràng. Đơn phát sinh, đơn hoàn, tồn kho, công nợ, lịch chăm khách và trạng thái xử lý.
Sau đó, phần mềm gom dữ liệu theo luồng đã khóa. Quản lý không cần hỏi từng phòng chỉ để biết hôm nay đang lời hay đang lệch.
Trong case 28 chi nhánh ở trên, thời gian tổng hợp nhóm báo cáo vận hành giảm từ nhiều giờ xuống theo phiên cập nhật gần thời gian thực. Quyết định không còn chờ file cuối ngày.
Chỗ rò tiền thường nằm giữa hai phòng ban
Nhiều khoản thất thoát không nằm trong một phòng riêng lẻ. Nó nằm ở đoạn bàn giao giữa sale, vận hành, kế toán và CSKH.
Đây là vùng mờ.
Sale nói đã chuyển thông tin. Vận hành nói chưa nhận đủ. Kế toán nói thiếu chứng từ. CSKH nói khách chưa được cập nhật trạng thái.
Không ai cố tình làm sai. Nhưng hệ thống cho phép lỗi đi qua.
Ở quy mô 15 đến 30 chi nhánh, vùng mờ này rất đắt. Một bước bàn giao thiếu kiểm tra có thể tạo ra hàng trăm ngoại lệ mỗi tuần.
- Đơn đã thu tiền nhưng chưa chuyển trạng thái giao.
- Khách đã khiếu nại nhưng chưa được gắn người phụ trách.
- Hàng đã xuất kho nhưng chứng từ chưa khớp.
- Lịch hẹn đã đổi nhưng chi nhánh chưa cập nhật.
MONA xử lý điểm này bằng cách xem quy trình như một chuỗi việc có thể đo. Mỗi bước có đầu vào, đầu ra, người chịu trách nhiệm và điều kiện chuyển bước.
Tụi em khóa lỗi ngay tại điểm bàn giao. Nếu thiếu dữ liệu, phần mềm không cho qua bước tiếp theo. Nếu quá hạn, hệ thống tự nhắc đúng người.
Cách làm này không phải để thay con người bằng một khẩu hiệu. Nó giúp con người bớt làm việc lặp, bớt chữa cháy và bớt đổ lỗi.
Chúng ta giữ người cho việc cần phán đoán. Phần mềm nhận phần đo được, lặp lại nhiều lần và dễ sai khi làm tay.
Với quy trình tự động hoá doanh nghiệp, điểm bắt đầu luôn là tiền đang rò. Khi thấy được chỗ rò, anh chị mới biết nên tự động hoá phần nào trước.
